Schwierige Gespräche lösungsorientiert vorbereiten und führen

Sagen, was man möchte, anstelle was man nicht möchte

Schwierige Gespräche zu führen, die man eigentlich lieber umgehen würde, gibt es immer mal wieder, sei es ein Mitarbeitergespräch, bei dem es um Kritik geht, eine unangenehme Verhandlung, ein Gespräch über gemachte Fehler oder Konflikte innerhalb eines Teams.

Bestimmt haben Sie schon erlebt, dass das eigentliche Gespräch dann gar nicht so wie befürchtet war im Vergleich zu der Zeit davor, in der Sie sich viele unangenehme Gedanken gemacht, sich die angespannte Situation mehrfach ausgemalt oder mit Bekannten darüber gesprochen haben.

Warum erscheinen Gesprächssituationen als schwierig?

Gesprächsanlässe erscheinen schwierig, weil sich völlig zurecht unangenehme Emotionen aufgrund bereits gemachter Erfahrungen melden, bei denen wichtige Bedürfnisse keine ausreichende Berücksichtigung fanden. Also werden solche Anlässe „emotional markiert" und als lieber zu vermeiden abgespeichert.

Wenn Sie trotz anfänglich unangenehmer Gefühle bereit sind, schwierige Gespräche durch eigene Vorbereitung in gute Bahnen zu lenken, dann sollten Sie sich dafür eine extra Portion Anerkennung und Wertschätzung gönnen. Sie tun dann meist nicht nur etwas Gutes für sich, sondern im besten Fall profitieren noch einige andere Personen von diesem gelungenen Gespräch.

Fokus auf das Erwünschte statt auf (Selbst-)Beschuldigungen

Vielleicht haben Sie schon bemerkt, dass es einen Unterschied macht, ob Sie sich darauf konzentrieren, was mit Ihnen oder den anderen Beteiligten nicht stimmt oder ob Sie Worte dafür fanden, welchen Zustand Sie selbst als Ergebnis anstreben.

Tipp 1: Spielen Sie einmal durch, wie es sich auswirkt, wenn Sie formulieren, was Sie möchten, anstelle zu sagen, was Sie nicht (mehr) möchten oder was sie an der anderen Person nicht ausstehen können.

Beispiel: 

"Ich möchte, dass Sie aufhören xyz tun!" oder "Sie sollten weniger xyz sein!" versus "Für mich ist es aus den Gründen xy wichtig, dass zukünftig (mehr von) abc getan wird. Würden Sie da mitgehen? / Wie klingt das für Sie? / Was wäre dafür aus Ihrer Sicht in einem ersten Schritt nötig?"

Wortwahl und Einstellung

Die Wortwahl ergibt sich mehr oder weniger von selbst, abhängig davon, mit welcher Intention man in ein Gespräch geht und worauf man fokussiert. Verteufelt man die andere Person im Vorhinein, so wird das Ergebnis die Vorannahmen sehr wahrscheinlich bestätigen. Legt man jedoch den Fokus auf die Achtung der eigenen Bedürfnisse und auf die Achtung der Bedürfnisse der anderen Person(en), dann eröffnet sich ein wertschätzender Verhandlungsspielraum.

Tipp 2: Probieren Sie einmal das folgende gedankliche „Mentaltraining" als wertschätzende Vorbereitung für Gespräche aus, die im Moment noch schwierig erscheinen.

• Welche Fähigkeiten und Eigenschaften schätzen Sie trotz der angespannten Situation an der Person / an den Personen, um die es geht? Zählen Sie mindestens 10 davon auf.
• Stellen Sie sich die Gesprächssituation im Geiste vor und fragen Sie sich:
  „An welchen ersten kleinen Anzeichen würde ich bemerken, dass sich das Gespräch für mich in eine gute Richtung entwickelt? Was wäre dann beobachtbar anders?"  (Falls Ihnen nur Anzeichen einfallen, die die andere Person betreffen, dann ist das kein Problem. Fragen Sie sich dann einfach welche Auswirkungen diese Anzeichen auf Sie selbst hätten.)
• Fragen Sie sich: „Was wäre noch anders? Wie würde ich sprechen, zuhören, dasitzen, fragen, Pausen machen oder antworten? Wie würde ich atmen? Wie wäre der Klang meiner Stimme?  ......... Was wäre noch zu bemerken? ........Und was würde dies für einen Unterschied machen?". Machen Sie eine Liste von midestens 10 Beobachtungen.
• Fragen Sie sich weiter: "Angenommen, das Gespräch entwickelt sich in dieser Weise, welche Auswirkungen hätte dies vermutlich auf die andere(n) Person(en)?"
• Fragen Sie sich: „Angenommen, ich würde die Erkenntnisse aus diesem Gedankenspiel anwenden und die durch das Gespräch angestrebten Besserungen würden sich einstellen, wie würde ich mich dann fühlen?"

Diese Vorbereitung kann die Wahrscheinlichkeit für einen günstigen Gesprächsverlauf deutlich erhöhen. Der Grund: Der erwünschte konstruktive Gesprächsverlauf wurde schon einmal in Gedanken eingeübt (vgl. Mentaltraining im Sport) und man geht durch die deeskalierende Vorbereitung mit weniger Stress in die Begegnung. Das lädt auch die andere Partei ein, sich entspannter und offener auf einen konstruktiven Dialog einzulassen.

Für eine individuelle Vorbereitung auf schwierige Gespräche oder eine Unterstützung durch Moderation, Coaching und Mediation kontaktieren Sie mich gerne für eine unverbindliche Beratung.